Model Umum Sistem Perusahaan

1. PENDAHULUAN

Manajer menggunakan model untukmemecahkan permasalahan. Ada empat jenis model dasar, yaitu fisik, naratif, grafik, dan matematika. Semua membantu pemahaman maupun komunikasi, dan model matematika dapat juga digunakan untuk memperkirakan masa depan.

Manajer membandigkan informasi dari pengolah informasi dengan standar-standar yang menentukan tingkat kerja yang dapat diterma. Manajer boleh memilih bertindak hanya jika kinerja berada di luar tingkat yang dapat diterima. Kinerja tersebut mungkin lebih baik atau lebih buruk dari perkiraan. Konsep yang memungkinkan manajer hanya melakukan aktivitas yang layak mendapat perhatian manajemen, disebut management of exception. Suatu konsep yang serupa, yang berhubungan dengan faktor-faktor penentu keberhasilan (critical success factors), m9encakup pemantauan sejumlah kecil tindakan pilihan yang memberi kontribusi pada keberhasilan perusahaan.



2. MODEL

Model adalah penyederhanaan dari segala sesuatu. Model mewakili seluruh obyek atau aktivitas yang disebut entitas.

Manajer menggunakan model untuk mewakili permasalahn yang akan dipecahkan. Obyek atau aktivitas yang menyebabkan adalah entitas.

Jenis-jenis Model:

1. Model Fisik
2. Model Naratif
3. Model Grafik
4. Model Matematika

Model Fisik adalah penggambaran obyek dalam bentuk tiga dimensi. Model fisik yang digunakan dalam dunia bisnis meliputi merket perusahaan perbelanjaan atau prototype mobil baru. Model fisik membantu suatu tujuan yang tidak dapat dipenuhi oleh benda nyata. Contohnya investor pusat perbelanjaan dan pembuat mobil dengan rancangan rancangan produk fisik mereka dibanding dengan produk akhir.

Model Naratif. Ada satu jenis odel yang digunakan setiap harinyaa namun jarang dikenal sebagai suatu model. Ini adalah model naratif, yang menggambarkan entitasnya secara lisan atau tulisan. Pendengar atau pembaca dapat memahami entitas dari suatu narasi atau cerita.

Model Grafik. Menggambarkan entitasnya dengan sejumlah garis, symbol atau bentuk. Model grafik digunakan dalam bisnis untuk mengkomunikasikan informasi. Banyak laporan tahunan perusahaan kepada para pemegang saham berisikan grafik-grafik berwarna untuk menyampaikan kondisi keuangan perusahaan. Grafik juga digunakan untuk mengkomunikasikan informasi kepada para manajer.

Model Matematika
Sebagian besar perhatian dalam pembuatan model bisnis (business modeling) saat ini tertuju pada model matematika. Semua rumus atau persamaan matematika adalah suatu model matematika. Model matematika yang digunakan para manajer bisnis umumnya tidak lebih rumit daripada model yang biasa digunakan dalam matematika. Keunggulan model matematika adalah ketelitiannya dalam menjelaskan hubungan antara berbagai bagian dari suatu objek serta menyediakan kemampuan prediksi. Matematika dapat menangani hubungan-hubungan yang berdimensi lebih banyak disbanding model grafik yang hanya dua dimenasi atau model fisik yang tiga dimensi. Bagi ahli matematika dan manajer yang menyadari kerumitan sistem bisnis, kemampuan multidimensional model matematik adalah modal yang berharga.

Kegunaan dari model adalah:
Mempermudah pengertian. Suatu model pasti lebih mudah untuk dimengerti jika elemen-elemen dan hubungannya disajika lebih sederhana daripada entitasnya. Setelah model-model yang sederhana ini dipahami secara bertahap, model tersebut dapat dibuat semakin rumit sehingga dapat menggambarkan entitasnya dengan akurat.

Mempermudah komunikasi. Setelah pemecah masalah (problem solver) mengerti entitasnya, pengertian itu perlu dikomunikasikan kepada yang lain. Keempat jenis model dapat mengkomunikasikan informasi secara cepat dan akurat kepada orang-orang yang mengetahui makna dari berbagai bentuk, kata-kata, grafik dan matematika tersebut

Memperkirakan masa depan. Ketelitian dalam menggambarkan entitas membuat model matematika dapat memperkirakan apa yang akan terjadi di masa depan, meskipun tidak 100% akurat. Oleh karena itu manajer harus menggunakan pertimbangan dan intuisi untuk menngevaluasi model

Sistem fisik :

· Arus material. Pada perusahaan manufaktor, dua bidang fungsional terlibat dalam arus material ini. Fungsi manufaktor mengubah bahan baku menjadi barang jadi. Dan fungsi pemasaran mendistribusikan produk jadi kepada pelanggan. Kedua bidang ini harus bekerjasama untuk mempermudah arus material.

· Arus personil. Input personil ini biasanya diproses oleh fungsi sumber daya manusia kemudian ditugaskan diberbagai bidang fungsional. Para pegawai terlibat dalam proses transformasi baik secara langsung atau tidak langsung.

· Arus mesin. Ketika berada diperusahan, mesin selalu dipakai terus-menerus. Karena sumber pemasokkan yang khusus, tempat penyimpanan, dan jalur pembuangan yang khusus, arus mesin adalah arus sumber daya fisik yang paling langsung.

· Arus uang. Arus uang menghubungkan perusahaan dengan lembaga-lembaga keuangan, pelanggan, pemasok, pemegang saham dan pekerja, ada kalanya perusahaan menyimpan dana tertentu untuk waktu yang lama. Ada kalanya juga terjadi perputaran uang yang cepat.

Sistem konseptual. Pengendalian dicapai dengan menggunakan lingkaran yang terdapat didalam sistem. Lingkaran tersebut dinamai lingkaran umpan balik, menyediakan suatu jalur bagi sinyal-sinyal dari sistem mekanisme pengendalian dan begitu juga sebaliknya. Mekanisme pengendalian adalah sejenis alat yang menggunakan sinyal umpan balik untuk mengevaluasi dan menentukan apakah perlu dilakukannya tindakan perbaikan.

Banyak laporan manajemen mencaukup informasi jenis ini – volume produksi, niaya distribusi, analisa penjualan dan sebagainya. Karena tujuan utama perusahaan adalah menghasilkan sejumlah jenis output, ukuran output merupakan bagian integral dari pengendalian sistem.

Pengolah informasi. Perjalanan informasi tidak selalu berlangsung dari sistem fisik kepada manajer. Sebagian besar manajer berada jauh dari aktivitas fisik. Hal ini terutama terjadi pada para manajer tingkat tinggi. Para manajer ini harus memperoleh informasi dari suatu sistem atau proses yang menghasilkan informasi dari data yang terkumpul. Mekanisme yang menghasilkan informasi ini dinamakan pengolah informasi.

Dimensi-dimensi informasi

Ketika para manajer menemukan output yang harus disediakan pengolah informasi, mereka mempertimbangkan 4 dimensi dasar informasi. Dimensi-dimensi ini memberi kontribusi pada nilai informasi.


1. Relevansi
Informasi memiliki relevansi jika berkaitan langsung dengan masalah yang ada. Manajer harus mampu memilih informasi yang diperlukan tanpa membaca informasi mengenai subyek lain.

2. Akurasi
Semua informasi harus akurat, tetapi peningakatan ketelitian system menambah biaya. Karena hal tersebut, manajer terpaksa ketelitian yang kurang sempurna. Berbagai aplikasi yang melibatkan uang seperti pembayaran gaji, penagihan, dan piutang menuntut ketelitian 100 persen. Beberapa aplikasi lain seperti ramalan ekonomi jangka panjang dan laporan statistic sering dapat berguna jika datanya mengandung seedikit kesalahan.

3. Ketetapan waktu
Informasi harus tersedia untuk memecahkan masalah sebelum situasi krisis menjadi tidak terkendali atau kesempatan menghilang, Manajer harus mampu memperoleh informasi yang menggambarkan apa yang sedang terjadi sekarang, selain apa yang telah terjadi di masa lalu.

4. Kelengkapan
Manajer harus mampu memperoleh informasi yang menyajikan gambaran lengkap dari suatu permasalahan atau penyelesaian. Namun rancangan system seharusnya tidak menenggelamkan manajer dalam lautan informasi.

Standar

Agar manajer dapat melakukan pengendalian atas bagian yang menjadi tanggung jawabnya, harus terdapat dua unsur, yaitu : harus ada informasi yang menggambarkan apa yang sedang dicapai pada bagian tersebut, dan harus ada standar kerja yang mencerminkan apa yang harus dicapai bagian tersebut.

Kita dapat mendefinisikan tujan sebagai sasaran keseluruhan yang harus dicapai sistem. Suatu sistem harus memiliki sedikitnya satu tujuan, tetapi dapat pula beberapa tujuan. Tujuan biasanya dinyatakan secara umum. Supaya para manajer dapat mengendalikan sistem, mereka memerlukan sesuatu yang lebih khusus daripada tujuan, yang dapat dicapai melalui standar. Standar adalah ukuran kerja yang dapat diterima, dinyatakan secara ideal dalam istilah-istilah spesifik.

Konsep Management by Exception

Management by Exception (MBE) adalah suatu kemampuan dasar yang disediaakan oleh sistem informatika yang berbasis komputer yang memikul sebagian tanggungjawab dalam pengendalian sistem fisik maka waktu yang dimiliki manajer dapat digunakan secara efektif.

Pada Management by Exception (MBE) seorang manajer untuk dapat melakukan pengendalian atas bagian yang menjadi tanggungjawabnya harus didukung oleh tersedianya:

1. Informasi mengenai apa yang telah dan sedang dicapai pada unit kerjanya.
2. Standar kinerja yang dapat menunjukkan apa yang harus dicapai oleh unit kerjanya.

Standar yang dikombinasikan dengan output informasi misalnya laporan penjualan maka memungkinkan terjadinya Management by Exception. MBE adalah gaya atau tindakan yang dilakukan manajer apabila terjadi letidalsesuaian antara Kinerja Aktual (apa yang telah dan sedang dicapai) dengan Standar Kinerja (apa yang harus dicapai).

Management by Exception memberikan tiga keuntungan dasar, yaitu:

1. manajer tidak membuang-buang waktu untuk memantau aktivitas yang berlangsung secara normal.
2. karena lebih sedikit keputusan yang dibuat, tiap keputusan dapat memperoleh perhatian lebih menyeluruh.
3. perhatian dipusatkan pada peluang-peluang, maupun pada hal-hal yang tidak berjalan semestinya.

Namun terdapat pula sejumlah kendala yang harus diketahui, yaitu:

1. beberapa jenis kinerja bisnis tertentu tidak mudah ditentukan secara kuantitas sehingga standar tidak dapat ditetapkan.
2. suatu sistem informasi yang memantau kinerja secara akurat sangat diperlukan.
3. perhatian harus terus diarahkan pada standar untuk menjaga standar pada tingkat yang tepat.
4. manajer tidak boleh pasif dan hanya menunggu batas kinerja lewat. Manajer harus bertindak memecahkan suatu permasalahan sebelum situasi menjadi tidak terkendali.

Management by exception merupakan kemampuan dasar yang disediakan CBIS. Dengan membiarkan CBIS memikul sebagian tanggung jawab memantau sistem fisik, waktu manajer dapat digunakan secara efektif.

Contoh:

· Seorang manajer menetukan bahwa jumlah produksi Susu Bantal dalam sehari harus ada 50.000 bungkus sampai 75.000 bungkus. Karena suatu waktu dimana saat kapasitas tenaga kerja lebih banyak bekerja (lembur) maka jumlah produksi Susu Bantal meningkat drastis menjadi 94.000 bungkus hari itu. Maka saatnya MBE beraksi. Manajer memikirkan dan mengambil keputusan yang harus dilakukan oleh kelebihan produksi.
Keputusan yang dapat diambil antara lain:

- Menyimpan sisa produksi susu bantal di gudang untuk persediaan stock.
- Menjual kepada agen atau eceran terdekat dengan harga yang terjangkau.
- Mempromosikan untuk penjualan sebagai hadiah atau sampel.

Dalam mengmbil keputusan manajer harus diperhitungkan:

· Manajer tidak membuang waktu memantau aktivitas yang berlangsung secara normal
· Keputusan dapat lebih terfokus pada hal hal yang lebih memerlukan perhatian.
· Perhatian dipusatkan pada peluang-peluang maupun hal hal yang berjalan

Seorang manager dapat melakukan pengendalian atas bagian yang menjadi tanggung
jawabnya harus didukung oleh tersedianya Informasi mengenai dan apa yang sedang dicapai oleh unit kerjanya Standar kinerja yang dapat menunjukan apa yang harus dicapai oleh unit kerjanya. Standar yang dikombinasikandengan output informasi (misalnya laporan penjualan) akan memungkinkan terjadinya Management by Exception.

Faktor Sukses Kritis

Konsep manajemen yang sama dengan management by exception disebut faktor sukses kritis (critical success factors – CSF). CSF adalah salah satu kegiatan perusahaan yang berpengaruh kuat pada kemampuan perusahaan mencapai tujuannya. Perusahaan biasanya memiliki beberapa CSF. Misalnya pada industri otomotif, CSF yang telah teridentifikasi adalah gaya, jaringan dealer yang efisien, dan pengendalian biaya manufaktur yang ketat. Sistem informasi memungkin manajer mengikuti CSF dengan melaporkan informasi tentang CSF.

Konsep CSF sama dengan management by exception dalam hal memusatkan perhatian pada sebagian operasi perusahaan daripada keseluruhan. Selain itu, kedua konsep tersebut berbeda dalam hal CSF relatif stabil, sedangkan unsur-unsur pengecualian dari management by exception dapat berubah dari satu periode ke periode selanjutnya.

Arus Keputusan

Modifikasi lain pada model umum diperlukan untuk mencerminkan bagaimana keputusan manajemen dapat mengubah sistem fisik. Sama seperti manajer harus mengumpulkan data dari ketiga elemen dalam sistem fisik (input, pengolahan, dan output). Manajer juga harus mampu membuat perubahan-perubahan pada kinerja ketiga elemen tersebut. Modifikasi tersebut tampak pada Gambar 6.7. Umpan balik dari manajer ke sistem fisik dinamakan keputusan untuk mencerminkan cara menajer mengubah kinerja sistem.

Lingkungan

Bentuk akhir dari model umum mengungkapkan bahwa sumber daya mengalir ke perusahaan dari lingkungan dan dari perusahaan kembali ke lingkungan.

3. PENGGUNAAN MODEL SISTEM UMUM

Berdasarkan uraian-uraian sebelumnya telah jelas mengenai bentuk model sistem umum, yang dapat diterapkan pada jenis-jenis organisasi yang ada pada saat ini, walaupun perlu adanya beberapa modifikasi. Misalnya penggunaan model sistem umum pada organisasi yang menghasilkan produk dan jasa.
Pasar Swalayan

Semua sumber daya fisik mengalir melalui sistem fisik sebuah pasar swalayan. Arus utama adalah material, yaitu bahan makanan dan barang-barang lain yang dijual. Arus personil terdiri dari manajer toko, kasir, pegawai gudang, dan orang-orang lain yang dipekerjakan untuk suatu jangka waktu dan akhirnya berhenti. Sejumlah kecil mesin digunakan, yaitu alat pembaca bar code di kasir. Terdapat pula mesin-mesin di belakang layar seperti komputer, kalkulator dan telepon. Alat lainnya mencakup lemari pendingin, kotak peraga, dan rak-rak untuk menempatkan barang dagangan yang akan dijual. Arus uang ke pasar swalayan disediakan oleh para pelanggan, dan arus keluar terutama berbentuk pembayaran kepada para pemasok, pegawai dan pemilik.

Proses transformasi meliputi membuka karton dan mengatur barang dagangan di rak. Dengan perkataan lain adalah semua kegiatan yang membuat berbagai produk siap untuk dijual secara mudah dan menarik.
Kantor Pengacara

Biasanya terdiri dari sejumlah kecil kaum profesional yang telah dididik secara khusus dan disahkan untuk melaksanakan tugas-tugas mereka. Tugas mereka lebih menekankan aktivitas mental daripada fisik. Arus materialnya sangat sedikit, terutama berupa perlengkapan pencatatan (misal kertas, dan pensil). Setiap kantor pengacara merupakan sistem fisik yang terkendali. Pada kantor yang besar, pengendalian dilaksanakan oleh beberapa orang yang disebut partner. Tanggung jawab utama para partner adalah memastikan bahwa perusahaan mencapai tujuannya.


DAFTAR PUSTAKA

http://kazovanajah.blogspot.com/2010/11/definisi-management-by-exception.html
http://widyo.staff.gunadarma.ac.id/Downloads/files/5563/Modul_ke_6_sim_ptik.doc